Reportes automáticos para agilizar procesos Gubernamentales

Automatización y Mejora de la Eficiencia en Reportes para una Agencia de Gestión de Planes de Desarrollo Habitacional

Introducción: En este caso de éxito, describimos cómo MideFacil ayudó a una agencia que gestiona los Planes de Desarrollo Habitacional de Integración Social (DS-19) del Ministerio de Vivienda y Urbanismo de Chile. La agencia necesitaba automatizar y mejorar el tiempo y eficiencia en sus reportes, enfrentando la variabilidad en los requerimientos de las diversas unidades territoriales de las oficinas Regionales del Ministerio.

Desafío: La agencia gestionaba toda la administración operativa de los planes DS-19, incluyendo la convocatoria de actividades, registros de asistencia a capacitaciones (virtual y presencial), y pautas de reportes institucionales. Cada unidad territorial del Ministerio de Vivienda tenía requerimientos diferentes, lo que complicaba la consolidación y unificación de la información.

Solución: MideFacil desarrolló una metodología y herramientas específicas para abordar estos desafíos:

1. Metodología de Consolidación y Unificación:
   • Diseñamos una metodología para consolidar y unificar las estructuras de reportes, facilitando la gestión de la información de diversas unidades territoriales.
2. Programación de Necesidades Particulares:
   • Programamos la herramienta para adaptarse a las necesidades específicas de información de cada oficina regional, asegurando que cada unidad recibiera los reportes según sus requerimientos.
3. Optimización del Tiempo:
   • La herramienta automatizó la consolidación y formateo de datos, reduciendo el tiempo de trabajo manual de 2 días a menos de 1 hora.
4. Estructuración de Reportes:
   • Estructuramos los diferentes reportes según los proyectos inmobiliarios y personalizamos los informes según las necesidades de cada unidad regional.

Resultados:

• Optimización del Tiempo: Reducción significativa del tiempo necesario para la consolidación y formateo de datos, de 2 días a menos de 1 hora.
• Estructuración Eficiente: Reportes estructurados y personalizados según los proyectos y necesidades regionales.
• Eliminación de Errores: Reducción a cero de los errores de digitación manual.
• Aumento de la Eficiencia: El equipo pudo concentrarse en tareas de mayor valor, aportando valor al negocio.

¿Necesitas optimizar y automatizar la gestión de reportes en tu organización?

En MideFacil, desarrollamos soluciones personalizadas que permiten consolidar y automatizar reportes complejos, adaptándonos a las necesidades de cada área o unidad. Si tu equipo enfrenta desafíos con la unificación y personalización de información o pierde tiempo valioso en procesos manuales, contáctanos. Juntos, podemos crear una solución que optimice tus flujos de trabajo y elimine errores, permitiendo a tu equipo enfocarse en tareas estratégicas.